PhraseBoost.
Schritt für Schritt.

1. Der richtige Einstieg

PhraseBoost verwaltet Textbausteine, setzt sie über Kürzel ein und kann Text über deinen ausgewählten KI-Anbieter verbessern. Desktop, Outlook und die mobile Tastatur haben unterschiedliche Aufgaben.

1. Installiere die aktuelle Version aus den offiziellen Downloads.
2. Aktiviere deine Lizenz unter Einstellungen → Lizenz & Updates.
3. Richte die für deine Funktionen benötigten Betriebssystem-Freigaben ein. Für reine Phrasen ist kein KI-Schlüssel erforderlich.
4. Lege zuerst eine einfache Klartextphrase an und teste sie in einem leeren Dokument – nicht direkt in einer wichtigen Nachricht.
5. Für KI: Anbieter und Schlüssel einmal einrichten. Anschließend den Anbieter bewusst aktivieren.

Erfolgstest: Die gespeicherte Phrase „Vielen Dank“ hat das Keyword dank und den Auslöser #. Beim Schreiben von dank# erscheint ihr Inhalt. Eine Phrase ist noch nicht aktiv, solange sie nur im Editor steht und nicht gespeichert wurde.

2. Mac: installieren und starten

1. Lade den macOS-Download für deine Mac-Architektur herunter. Verwende ausschließlich den offiziellen Download, keine weitergeleitete unbekannte Datei.
2. Öffne das Installationsabbild, falls der Download eine DMG-Datei ist. Ziehe PhraseBoost in „Programme“.
3. Starte die App anschließend aus Programme, nicht dauerhaft aus dem Download-Ordner oder dem eingebundenen DMG.
4. Öffne PhraseBoost. Der Einrichtungsassistent führt durch Eingabeüberwachung, Bedienungshilfen, Lizenzaktivierung und einen echten Kürzel-Test. Du kannst ihn jederzeit unter Einrichtung & Freigaben erneut öffnen.
5. Wenn gewünscht, schalte den automatischen Start in Einstellungen → Allgemein ein.

Beim Schließen des Hauptfensters kann PhraseBoost weiter im Hintergrund laufen. Zum vollständigen Beenden nutze den Beenden-Befehl der App. Für Kürzel, automatische Korrekturen und Outlook muss die Haupt-App laufen.

3. Mac: Freigaben genau einrichten

Öffne links oben  → Systemeinstellungen → Datenschutz & Sicherheit. Die folgenden Berechtigungen sind getrennt. Ein eingeschaltetes Mikrofon ersetzt keine Bedienungshilfen-Freigabe.

Bedienungshilfen und Eingabeüberwachung

Am einfachsten: Einrichtung & Freigaben in PhraseBoost öffnen. Die beiden Schaltflächen führen direkt zur passenden Systemeinstellung; der Status aktualisiert sich automatisch. Anschließend eine vorhandene Klartext-Phrase im Testfeld tippen. Nur die tatsächlich bestätigte Ersetzung schließt die Einrichtung ab. Dafür ist kein KI-Anbieter nötig; eine gültige Lizenz oder ein Testschlüssel ist erforderlich. Alternativ manuell:

1. Öffne Datenschutz & Sicherheit → Bedienungshilfen.
2. Suche PhraseBoost und schalte den Eintrag ein.
3. Fehlt der Eintrag und wird eine Hinzufügen-Schaltfläche angeboten, wähle Programme → PhraseBoost.app.
4. Wenn macOS eine Bestätigung verlangt, bestätige selbst mit deinem Mac-Benutzerpasswort oder Touch ID. Das ist nicht dein API-Schlüssel oder dein Lizenzschlüssel.
5. Gehe zurück und öffne Eingabeüberwachung. Aktiviere dort ebenfalls PhraseBoost.
6. Beende PhraseBoost vollständig und starte es neu, wenn macOS das verlangt oder die Freigabe noch nicht wirkt.
7. Teste dank# in einem leeren, bearbeitbaren Dokument. Prüfe bei Fehlern beide Listen erneut.

Einmaliger Wechsel zur Developer-ID-Signatur: Beim Upgrade von älteren, provisorisch signierten Testversionen kann macOS noch einmal eine Freigabe verlangen. Weitere reguläre Updates verwenden dieselbe verifizierte Herausgeberidentität und App-Kennung. Freigaben nicht vorsorglich löschen. Bleibt ein bereits eingeschalteter Schalter wirkungslos, notiere macOS- und PhraseBoost-Version und melde es dem Support.

Erteile diesen Zugriff nur einer App, deren Herkunft du geprüft hast: Diese Rechte erlauben weitreichenden Zugriff auf Eingaben und Bedienung. Apple: Bedienungshilfen-Zugriff · Apple: Datenschutz-Einstellungen.

Mikrofon

1. Starte einmal „Text diktieren“, damit macOS die Mikrofonanfrage anzeigen kann.
2. Bestätige die Mikrofonanfrage, wenn du aufnehmen möchtest.
3. Falls du zuvor abgelehnt hast: Datenschutz & Sicherheit → Mikrofon → PhraseBoost einschalten.
4. Wähle unter Systemeinstellungen → Ton → Eingabe das tatsächlich verwendete Mikrofon. Sprich und prüfe den Eingangspegel.
5. Bei einem Headset: Anschluss, Stummschalter und die gewählte Eingabe prüfen. Starte die Aufnahme danach neu.

Apple: Mikrofonzugriff · Apple: Audioeingabe.

Bildschirmaufnahme für OCR

Unter Datenschutz & Sicherheit → Bildschirmaufnahme bzw. Bildschirm- & Systemaudioaufnahme PhraseBoost aktivieren und einen erforderlichen Neustart der App durchführen. Diese Freigabe wird für Bildschirm-OCR benötigt, nicht für eine normale Textphrase. Apple: Bildschirmaufnahme verwalten.

Nach einem Update funktioniert das Kürzel nicht mehr

Prüfe, ob wirklich die App aus „Programme“ läuft und ob PhraseBoost in beiden benötigten Freigabelisten eingeschaltet ist. Ab Desktop 0.2.58 verwenden reguläre Mac-Releases eine Developer-ID-Signatur mit stabiler, herausgebergebundener Designated Requirement. Der Wechsel von einer älteren Version kann einmalig eine erneute Freigabe erfordern. Ändere nur PhraseBoost-Einträge; setze nicht sämtliche Datenschutzrechte deines Macs zurück. Auf verwalteten Geräten muss die IT die Berechtigung eventuell bereitstellen.

4. Windows: Installation und Freigaben

1. Lade die aktuelle Windows-Installation über Downloads.
2. Starte die Installation und wähle das vorgesehene Installationsziel. Bestehende PhraseBoost-Daten sollen erhalten bleiben.
3. Starte PhraseBoost über das Startmenü. Aktiviere die Lizenz.
4. Teste eine gespeicherte Klartextphrase in einem leeren Editor und danach in der gewünschten Ziel-App.

Was unterscheidet sich vom Mac?

Windows besitzt für normale Desktop-Programme keine identischen Schalter „Bedienungshilfen“ und „Eingabeüberwachung“ wie macOS. Suche diese Mac-Freigaben deshalb nicht unter Windows. PhraseBoost muss laufen; das Ziel muss ein unterstütztes, bearbeitbares Textfeld sein. Programme mit höheren Administratorrechten können für eine normal gestartete App unzugänglich sein. Teste zunächst ein normal gestartetes Programm. Starte nicht pauschal alles als Administrator.

Windows 11: Mikrofon freigeben

1. Start → Einstellungen → Datenschutz & Sicherheit → Mikrofon öffnen.
2. Mikrofonzugriff einschalten.
3. Apps den Zugriff auf Ihr Mikrofon erlauben einschalten, soweit für den jeweiligen App-Typ erforderlich.
4. Weiter unten Desktop-Apps den Zugriff auf Ihr Mikrofon erlauben einschalten. PhraseBoost ist eine Desktop-App.
5. Desktop-Apps haben nicht zwingend einen eigenen einzelnen Umschalter. Ein fehlender Einzel-Schalter für PhraseBoost bedeutet daher nicht, dass die App nicht unterstützt wird.
6. Einstellungen → System → Sound → Eingabe öffnen und das richtige Gerät wählen; Eingangspegel bzw. Mikrofontest prüfen.
7. Headset-Stummschaltung und andere Aufnahmeprogramme kontrollieren. PhraseBoost-Aufnahme erneut starten.

Bei Windows 10 befinden sich die Mikrofonrechte unter Einstellungen → Datenschutz → Mikrofon; Namen und unterstützte Systemstände unterscheiden sich. Microsoft: Mikrofonberechtigungen · Microsoft: Mikrofonprobleme.

Wenn bei Windows kein Text eingesetzt wird

Prüfe: App gestartet? Lizenz aktiv? Phrase gespeichert? Keyword und Auslöser korrekt? Ziel-App nicht ausgeschlossen? Cursor in einem bearbeitbaren Feld? Andere Texterweiterer aktiv? Teste anschließend „Formatierte Eingabe“ statt direkter Eingabe oder umgekehrt. Passwortfelder, geschützte Felder, manche Spezialeditoren und Programme mit anderen Rechten können nicht zuverlässig bedient werden. Eine leere Auswahl ist kein zu verbessernder Text.

5. Phrasen anlegen, bearbeiten und einsetzen

1. Neue Phrase anlegen und einen verständlichen Titel vergeben, z. B. „Vielen Dank“.
2. Als Keyword dank eintragen – ohne abschließendes #.
3. Als Auslöser # festlegen. Das vollständige Kürzel ist dann dank#.
4. Inhalt schreiben; Kategorie wie Arbeit oder Privat wählen.
5. Einfügemethode auswählen und speichern.
6. In der Ziel-App an der gewünschten Cursorposition das vollständige Kürzel tippen.

Verwende eindeutige Keywords. Zwei Phrasen mit demselben vollständigen Kürzel sind nicht eindeutig und dürfen nicht stillschweigend die falsche Phrase einsetzen. Suche findet Titel, Keywords und Inhalte. Ein ausgeschalteter Hauptschalter oder eine ausgeschlossene Anwendung verhindert das automatische Einsetzen.

Direkte Eingabe oder formatierte Eingabe?

Direkte Texteingabe ist für einfachen Text gedacht. Formatierte Eingabe verwendet den Einfügeweg für HTML und eingebettete Bilder; das Ziel muss HTML unterstützen. Die Einfügemethode ist nicht dasselbe wie das gespeicherte Inhaltsformat. Ein Wechsel der Einfügemethode konvertiert eine bestehende HTML-Signatur nicht automatisch in eine neue Klartextdatei.

Phrasen am iPhone

Automatische Kürzel funktionieren nur, wenn die PhraseBoost-Tastatur gerade ausgewählt ist. Die normale Apple-Tastatur kann PhraseBoost-Kürzel nicht systemweit abfangen. Bei einer passenden Eingabe zeigt die Tastatur Vorschläge; ein eindeutiges unterstütztes Kürzel mit # kann direkt einsetzen. Phrasen mit erforderlichen Eingabefeldern gegebenenfalls in der Haupt-App ausfüllen und von dort verwenden.

6. Eigene Namen, Anrede und Platzhalter

Einstellungen → Phrasen & Namen → Platzhalter verwalten öffnen. Hier hinterlegst du eigene Werte. Empfängerangaben sind davon getrennt.

Beispiel: Hallo {vorname}, vielen Dank für deine Nachricht. Viele Grüße, {meinname}. Fehlen Angaben, fülle die angezeigten Felder aus und bestätige. Abbrechen soll den ursprünglichen Text nicht entfernen. Prüfe die Anrede, besonders bei unbekannten oder mehrdeutigen Namen. Es wird nicht einfach das Geschlecht aus einem beliebigen Namen garantiert richtig geraten.

Eigene Angaben und API-Schlüssel werden nicht automatisch über die gemeinsame Phrasendatei auf andere Geräte übertragen. Hinterlege sie auf jedem Gerät separat. Verweise auf andere Phrasen dürfen keine Schleife erzeugen.

7. Signaturen und Bilder

1. Neue Phrase anlegen oder vorhandene Signatur öffnen.
2. Die formatierte Einfügemethode wählen.
3. Die vorhandene Signatur kopieren und in den Inhaltseditor einsetzen. Schrift, Links und Tabellen anschließend prüfen.
4. Ein fehlendes Bild nicht durch wiederholtes Kopieren der ganzen Signatur reparieren: Das fehlende Bild im Editor auswählen und eine lokale Bilddatei oder das Zwischenablagebild einsetzen.
5. Für ein neues Bild die Schaltfläche Bild bzw. Zwischenablagebild verwenden.
6. Bildgröße ändern (Mac und Windows ab 0.2.60): Das Bild im Inhaltseditor anklicken. Mit Bild kleiner oder Bild größer die Größe anpassen oder bei Breite die gewünschte Pixelzahl eingeben. Den Wert mit Enter oder durch Verlassen des Felds übernehmen. Die Proportionen bleiben erhalten; anschließend Änderungen speichern wählen.
7. Speichern und in einer neuen, ungesendeten HTML-E-Mail testen.

Die Größensteuerung wird erst aktiv, wenn ein Bild ausgewählt ist. Du kannst eine Breite von 1 bis 4096 Pixeln eingeben; die sichtbare Größe bleibt auf den verfügbaren Platz im Editor bzw. der Signaturtabelle begrenzt. Bei mehreren Bildern jedes Bild einzeln auswählen. Größere Darstellung erhöht nicht die Auflösung der Bilddatei.

Outlook und Office können beim Kopieren auf cid:-Bilder oder lokale Dateiverweise zeigen, ohne die Bilddaten mitzugeben. Dann fehlt das echte Bild. Externe Bilder werden nicht ungefragt heruntergeladen. Eingebettete Bilder sind zuverlässiger, können die gemeinsame JSON-Datei aber stark vergrößern.

Für nebeneinander angeordnete Signaturteile ist eine einfache Tabelle meist robuster als Leerzeichen, Tabulatorfolgen oder frei positionierte Blöcke. Zielprogramme können dennoch Schriftgrößen, Zeilenhöhen und Tabellen anders darstellen. Prüfe Ausrichtung und Logo in einem echten Entwurf. Mobile Tastaturen setzen Text ein: Formatierte Desktop-Phrasen werden dort als Klartext angeboten; Bilder erscheinen gegebenenfalls als Hinweis [Bild], nicht als automatisch eingebettetes WhatsApp-Bild.

8. KI einmal einrichten

1. Einstellungen → KI & Diktieren öffnen.
2. Anbieter wählen: OpenAI oder Anthropic.
3. Den eigenen API-Schlüssel des gewählten Anbieters hinterlegen und speichern. Einen vorhandenen Schlüssel nicht für einen Screenshot sichtbar machen.
4. Modell und Standardstil auswählen.
5. Die bewusste Aktivierung für den Anbieter einmal durchführen. Sie ist von Lizenz und Mikrofonrechten unabhängig.
6. Danach einen kurzen Beispielsatz in einem leeren Dokument verbessern lassen.

Schlüssel werden über den vorgesehenen Betriebssystem-Schlüsselspeicher verwaltet. Wenn macOS den Zugriff auf den Schlüsselbund bestätigen lässt, verlangt es dein Mac-Passwort – nicht erneut einen OpenAI-Schlüssel. Ein Wechsel des Anbieters kann eine eigene Aktivierung erfordern. Es braucht keinen neuen Schlüssel pro E-Mail.

Outlook verwendet die KI-Einstellungen der laufenden Desktop-Haupt-App. Auf iPhone und iPad richtest du die mobilen KI-Einstellungen separat ein; die Phrasensynchronisation verteilt keine Schlüssel. API-Nutzung kann zusätzlich zur PhraseBoost-Lizenz Kosten beim gewählten Anbieter verursachen. Eine angezeigte Kostenschätzung ist keine Rechnung.

9. Text verbessern, Stil, Du und Sie

1. Das gewünschte Textfeld im Zielprogramm anklicken. Ohne Markierung: Den Cursor hinter den zu verbessernden Text setzen. PhraseBoost verwendet alles vom Anfang dieses Textfelds bis zum Cursor, auch mehrere Absätze. Mit Markierung: Nur der markierte Abschnitt wird verbessert.
2. Den Verbesserungs-Shortcut drücken: auf dem Mac ⌘ + Umschalt + I, unter Windows Strg + Umschalt + I, sofern du die Standardkombination nicht geändert hast.
3. Im Stilfenster den gewünschten Stil und die Ansprache wählen. Enter bestätigt den Stil, sofern dieses Fenster den Fokus hat.
4. Während der Verarbeitung nicht in das Zieltextfeld tippen oder den Fokus auf ein anderes Dokument wechseln.
5. Ergebnis prüfen: Wurden Rechtschreibung, Grammatik und gewünschter Ton verbessert? Sind Zahlen, Termine und Aussagen unverändert korrekt?

Die Hauptschaltfläche „Text verbessern“ startet nach fünf Sekunden. Wechsle in dieser Zeit zum Zielprogramm und setze den Cursor oder markiere den gewünschten Abschnitt. Der globale Shortcut ist im Alltag der direkte Weg. Eine unveränderte Ausgabe kann bedeuten, dass kein bearbeitbarer Text erfasst wurde oder der gewählte Stil wenig Änderung verlangt. Kontrolliere den erfassten Originaltext und eine eventuell angezeigte Fehlermeldung. Die App darf nicht stillschweigend irgendeinen anderen Text verbessern.

Unterstützte Textfelder: Die automatische Auswahl benötigt einen verlässlichen Zugriff auf Cursorposition und Textfeld. Gibt ein Editor diese Angaben nicht weiter, markiere den gewünschten Text ausdrücklich oder verwende ein anderes Textfeld. PhraseBoost kürzt den Bereich nicht auf den letzten Absatz; sehr lange Texte können jedoch an Grenzen des KI-Anbieters stoßen. Diese Desktop-Funktion ändert nicht die unten beschriebenen Kontextgrenzen der iPhone- und iPad-Tastatur.

Beispiel: hallo das is ein test → Hallo, das ist ein Test. Nach einem Komma wird nicht grundsätzlich jedes Wort großgeschrieben; „Test“ wird großgeschrieben, weil es ein Substantiv ist. KI darf nicht aus einer Tippfehlerkorrektur eine andere Aussage machen.

Du / Sie verbessern die Auswahl mit der gewünschten Ansprache; ohne Markierung gilt ebenfalls der Text vom Feldanfang bis zum Cursor. Bei einer Antwortfunktion eine klare Vorgabe geben, z. B. „Termin am Dienstag bestätigen, freundlich und kurz“. Es wird nichts automatisch versendet.

Zusätzliche Anweisung: Im Verbesserungsfenster kannst du unabhängig von der Stilwahl einen eigenen Wunsch eingeben, zum Beispiel „Kürzer und freundlicher als E-Mail formulieren“. Die Anweisung gilt nur für diesen Text. Formatierung aufräumen bereinigt Leerzeichen, Leerzeilen und Klartextgliederung. Vorhandene HTML-Strukturen bleiben erhalten; vollständiges Neuformatieren von HTML-Layouts ist nicht enthalten.

10. Tastenkombinationen und Spickzettel

Das sind die Standardwerte. Unter Einstellungen → Tastenkombis gelten deine tatsächlich gespeicherten Kombinationen. Zum Ändern das entsprechende Feld auswählen und die gewünschte Kombination drücken; Konflikte nicht ignorieren. Wenn eine andere App die Kombination abfängt, eine freie Kombination wählen.

Über den Spickzettel kannst du die Kombinationen kompakt drucken. Phrasen und Kürzel können optional aufgenommen werden; Phrase-Inhalte nur hinzufügen, wenn sie auf dem Papier stehen dürfen. Ein ausgedrucktes Passwort oder Lizenzgeheimnis bleibt ein Geheimnis – lasse solche Inhalte weg.

11. Diktieren und transkribieren

Diktieren besteht aus zwei Schritten: Aufnahme als Text transkribieren und den Text bei Bedarf verbessern. Für Audio wird OpenAI verwendet. Wenn dein Textanbieter Anthropic ist, brauchst du für Audio zusätzlich den dafür vorgesehenen OpenAI-Schlüssel.

1. „Text diktieren“ öffnen.
2. Einmalige Audioaktivierung erledigen, sofern noch nicht erfolgt. Das ist nicht dieselbe Freigabe wie der Betriebssystem-Mikrofonzugriff.
3. Den Aufnahmebutton drücken. Während der Aufnahme zeigt der Button den Aufnahmezustand und eine Zeitangabe.
4. Sprich und prüfe den Tonpegel: Bewegung bedeutet eingehendes Audiosignal. „Kein Ton“ heißt, dass du Mikrofon, Gerät oder Stummschaltung prüfen solltest.
5. Mit demselben Aufnahmebutton stoppen. Danach wird das Audio verarbeitet.
6. Transkript und verbesserten Text prüfen. „Originaltranskript“ kann aufgeklappt werden.
7. Bei Bedarf „Transkript erneut verbessern“, kopieren oder an der gewünschten Stelle einsetzen. Für einen neuen Versuch „Neu aufnehmen“ verwenden.

Wichtig: Die aktuelle Transkription erscheint nach dem Stoppen. Eine laufende Pegelanzeige ist keine Live-Worttranskription. Eine Aufnahme ist auf die vorgesehenen Zeit- und Dateigrößen begrenzt; die aktuelle Implementierung verwendet Grenzen von 180 Sekunden bzw. 24 MB. Teile längere Diktate auf und beachte die angezeigten Hinweise.

Wenn Audio erfolgreich transkribiert wurde, aber die Verbesserung fehlschlägt, bewahre den vorhandenen Transkripttext und probiere nur die Verbesserung erneut. Sonst würdest du unnötig noch einmal Audio übertragen. Bei „HTTP 429“ Anbieterlimit/Guthaben prüfen; bei ungültigem Schlüssel den richtigen Anbieter-Schlüssel korrigieren. Die Pegelanzeige beweist nicht, dass der Anbieter erreichbar ist.

12. Rechtschreibkorrektur, OCR und Töne

Lokale Tippfehlerkorrektur

Unter Einstellungen → Phrasen & Namen die Rechtschreib-/Tippfehlerkorrektur verwalten. Sie ist standardmäßig aus. Deutsch und Englisch, eigene Regeln und Ausnahmen auswählen. Korrigiert wird ein passendes vollständiges Wort nach einem Leerzeichen in unterstützten Feldern. Das ist eine lokale Regelkorrektur, keine vollständige KI-Grammatikprüfung und kein vollständiger Ersatz für die Apple-Tastatur-Autokorrektur.

Lokale Bildschirm-OCR

1. OCR-Shortcut drücken.
2. Gewünschten Bildschirmausschnitt auswählen; mit Escape abbrechen.
3. Erkannten Text prüfen – kleine Schrift und schlechte Kontraste verursachen Fehler.

Die Texterkennung läuft lokal. Der Screenshot wird dafür nicht an den KI-Anbieter geschickt. Eine anschließende KI-Verbesserung des erkannten Textes ist ein eigener Vorgang und kann Text übertragen. Unter macOS ist die Bildschirmaufnahme-Freigabe erforderlich.

Akustische Rückmeldung

Unter Einstellungen → Allgemein das akustische Feedback konfigurieren. Erfolgreiches Einsetzen einer Phrase oder Verbesserung kann einen Erfolgston auslösen; Fehler einen getrennten Fehlerton. Prüfe Systemlautstärke und Ausgabegerät. Ein Ton ersetzt nicht die Kontrolle, ob Text im richtigen Feld steht. Ein bewusst abgebrochener Vorgang soll nicht wie ein erfolgreicher Einsatz klingen.

13. Dauerhafte Phrasensynchronisation

Synchronisation bedeutet, dass mehrere Geräte dieselbe gemeinsame Phrasendatei verwenden und Änderungen abgleichen. Ein einmaliger Import ist etwas anderes. Wähle die vorhandene PhraseBoost.json, nicht eine Wiederherstellungsdatei oder PhraseBoost.json.lock.

1. Auf dem ersten Desktop Einstellungen → Daten & Sync öffnen.
2. Gemeinsame Datei im gewünschten synchronisierten Ordner auswählen oder den vollständigen lokalen Dateipfad setzen.
3. Beim zweiten Desktop dieselbe tatsächliche Datei auswählen.
4. Status abwarten und prüfen. Desktop gleicht bei laufender App regelmäßig und nach Änderungen ab.
5. Eine harmlose Testphrase auf Gerät A ändern und warten. Auf Gerät B prüfen, ob dieselbe Änderung erscheint.
6. Danach eine Änderung von Gerät B auf A prüfen. So testest du beide Richtungen.

Die gemeinsame Datei enthält Phrasen einschließlich ursprünglicher Formatierung und gegebenenfalls Bildern. API-Schlüssel, Lizenzdaten und persönliche Angaben werden nicht als allgemeine Geräteeinstellungen verteilt. Ein Cloud-Ordner muss vollständig verfügbar sein; eine sichtbare Datei ist nicht zwingend bereits lokal heruntergeladen.

Rechte und Konflikte

Benötigt werden Lesen, Schreiben und das Erstellen/Umbenennen von Dateien im Ordner, damit sichere Schreibvorgänge und Sicherungen funktionieren. Bei Konflikten nicht blind überschreiben. Eine bereits eingerichtete, verschwundene Datei wird nicht einfach durch eine leere Datei ersetzt. Recovery-Dateien sind Sicherungen, keine neue normale Sync-Basis. Lock-Dateien nicht auf Verdacht löschen; sonst könnten gleichzeitige Schreibvorgänge kollidieren. Cloud-Synchronisation ist kein garantierter verteilter Dateilock.

14. Nextcloud, iCloud und Netzlaufwerke

Desktop mit Nextcloud / iCloud / OneDrive

Verbinde zuerst den jeweiligen Cloud-Client und lasse den Ordner lokal synchronisieren. Wähle dann in PhraseBoost die darin liegende PhraseBoost.json. Nutze auf anderen Geräten dieselbe Cloud-Datei, nicht eine unabhängig erstellte gleichnamige Kopie. Kontrolliere im Cloud-Client abgeschlossene Übertragung und Konfliktkopien.

SMB auf dem Mac

1. Finder öffnen.
2. Gehe zu → Mit Server verbinden wählen.
3. Die Serverfreigabe mit einer Adresse wie smb://SERVER/Freigabe verbinden und mit deinen vorgesehenen Zugangsdaten anmelden.
4. In PhraseBoost die Datei aus dieser verbundenen Freigabe auswählen. Der Dateipfad sieht z. B. so aus: /Volumes/Freigabe/PhraseBoost.json.

In das PhraseBoost-Dateipfadfeld gehört der Dateipfad, keine smb://-Adresse. Nach einem Neustart muss die Freigabe wieder eingebunden sein.

Windows-Netzfreigabe

Im Explorer die Freigabe öffnen und deren Zugangsdaten dort einrichten. PhraseBoost kann einen UNC-Pfad wie \\SERVER\Freigabe\PhraseBoost.json oder den Pfad eines verbundenen Laufwerks wie Z:\PhraseBoost.json nutzen. Ein Laufwerksbuchstabe muss im selben Benutzerkontext verfügbar sein, in dem PhraseBoost läuft.

iPhone / iPad mit Nextcloud

Die Datei-App stellt Nextcloud über einen Dateianbieter bereit. Manche Anbieter stellen ausgewählte Ordner nicht dauerhaft als echten lokalen Pfad zur Verfügung. Der Fehler „couldn’t be opened because there is no such file“ kann dann trotz sichtbarer Datei entstehen.

1. In der mobilen App die Synchronisation öffnen.
2. Für dauerhafte Nextcloud-Verbindung den angebotenen Nextcloud/WebDAV-Weg verwenden, wenn der Dateianbieter nicht zuverlässig funktioniert.
3. Serveradresse und Benutzername hinterlegen. Ein separat angelegtes Nextcloud-App-Passwort verwenden, nicht öffentlich teilen.
4. Den angebotenen Dateibrowser benutzen, zum Ordner navigieren und die vorhandene PhraseBoost.json auswählen. Du musst nicht die komplette WebDAV-Dateiadresse von Hand abtippen.
5. Abgleich starten und die Zahl der verfügbaren Phrasen prüfen.
6. Eine harmlose Änderung in beide Richtungen testen.

Bei 401/403 Zugang und Dateirechte prüfen; bei fehlender Datei den wirklich ausgewählten Ordner und Namen kontrollieren; bei Netzwerkfehlern Erreichbarkeit und HTTPS prüfen. TLS-Zertifikatsprüfung nicht ausschalten. Mobile Geräte synchronisieren bei laufender App, nach Änderungen und beim Zurückkehren; dauerhaftes Hintergrund-Synchronisieren bei geschlossener App ist unter iOS nicht garantiert.

Formatierte Desktop-Phrasen auf Mobilgeräten

Die aktuelle Version macht auch formatierte Desktop-Phrasen als Klartext verfügbar. Originales HTML und Bilder bleiben in der gemeinsamen Datei erhalten. Solche Phrasen auf dem Desktop bearbeiten; die mobile Klartextdarstellung darf nicht die originale HTML-Signatur überschreiben. Ein Hinweis auf formatierte Phrasen bedeutet nicht automatisch, dass diese fehlen. Vergleiche vollständige Anzahl und konkrete Keywords. Bei alter mobiler Version zuerst aktualisieren, nicht die Daten löschen.

15. Outlook-Add-in installieren

Das Add-in hilft beim Antworten auf die gerade geöffnete empfangene Nachricht. Es ist keine bloße zweite Liste der Desktop-Kürzel und versendet nichts automatisch. Es braucht ein unterstütztes Outlook-Postfach sowie eine Umgebung, die Office-Add-ins erlaubt; bei Firmenkonten kann die Administration die Installation steuern.

1. Öffne die aktuelle Outlook-Einrichtung und lade das dort angebotene Manifest herunter. Das Manifest ist die Installationsbeschreibung für Outlook, nicht die Desktop-App.
2. In Mac-Outlook je nach Version Werkzeuge → Add-Ins abrufen → Meine Add-Ins öffnen. Falls der neue Installationsbereich keine benutzerdefinierten Add-ins anbietet, verwende den von Microsoft vorgesehenen Verwaltungsbereich für benutzerdefinierte Add-ins und melde dich mit demselben Outlook-Konto an.
3. Unter Benutzerdefinierte Add-Ins „Benutzerdefiniertes Add-In hinzufügen“ und Aus Datei hinzufügen wählen; das aktuelle Manifest auswählen.
4. Die Installation bestätigen, falls Konto und Firmenrichtlinien sie zulassen. „Hinzugefügt“ bedeutet installiert, nicht bereits geöffnet.
5. In der Mac-Outlook-App eine empfangene Originalnachricht öffnen.
6. In der Nachrichten-Symbolleiste „Apps“, „Add-ins“ oder das Drei-Punkte-Menü öffnen und PhraseBoost auswählen. Über „Symbolleiste anpassen“ kann der Zugang je nach Client angeheftet werden.

Die Verwaltung kann sich im Browser öffnen, obwohl du das Add-in anschließend in der lokalen Outlook-App benutzt. Outlook für Windows verwendet je nach neuem oder klassischem Client unterschiedliche Apps/Add-in-Menüs. Ein fehlender benutzerdefinierter Installationspunkt kann eine Microsoft- bzw. Kontorichtlinie sein, nicht eine fehlende Desktop-Berechtigung. Microsoft: Add-ins in Outlook für Mac · Microsoft: geänderte Add-in-Verwaltung.

16. Outlook: automatisch verbinden und antworten

1. PhraseBoost Desktop 0.2.58 oder neuer starten. Lizenz und KI-Anbieter müssen dort eingerichtet sein.
2. In Outlook das aktuelle PhraseBoost-Add-in öffnen.
3. Das Add-in stellt die Verbindung automatisch her und öffnet bei Bedarf PhraseBoost. Falls der Browser nachfragt, einmalig das Öffnen der App erlauben. Keine zweite Bestätigung in PhraseBoost erforderlich.
4. Bei späteren Starts verbindet sich Outlook automatisch, solange die Haupt-App läuft.
5. Im Add-in prüfen, dass die Haupt-App als verbunden angezeigt wird. Eine bloß vorbereitete Haupt-App ist noch keine erfolgreich verbundene Outlook-Sitzung.
6. Die aktuell geöffnete Originalnachricht wird lokal eingelesen. Bei Bedarf Vorschautext prüfen und alte zitierte Nachrichten kürzen.
7. Zustimmen, Ablehnen oder Eigene Antwort wählen. Unter „Was soll in der Antwort stehen?“ reichen kurze Stichpunkte; PhraseBoost formuliert daraus eine vollständige Antwort passend zur geöffneten Mail.
8. Stil und Du-/Sie-Ansprache wählen. Der Absendername wird lokal ausgewertet: Bei sicher erkanntem Einzelabsender erscheint eine passende Anrede; bei allgemeinen Adressen oder unsicheren Namen bleibt sie neutral. Vor dem Erstellen kannst du sie prüfen und ändern.
9. KI-Antwort erstellen drücken. Die Vorschau lesen und gegebenenfalls ändern.
10. Antwortentwurf in Outlook öffnen drücken. Warten, bis Outlook den Entwurf geladen hat; Inhalt und Signatur prüfen.
11. Erst wenn alles stimmt, in Outlook selbst auf Senden klicken.

Das Add-in übernimmt Anbieter und Modell aus der Haupt-App; der API-Schlüssel bleibt dort. Die Verbindung wird Ende-zu-Ende verschlüsselt über den Aurora-IT-Server vermittelt. Für die Antwort wird der dafür ausgewählte Text von der Haupt-App an den konfigurierten KI-Anbieter übertragen. Die Vermittlung benötigt Internet. Anhänge werden nicht automatisch als Antwortinhalt verarbeitet.

Im Add-in kannst du auch diktieren. Die Outlook-Webumgebung muss Mikrofonaufnahme unterstützen; Betriebssystem- und gegebenenfalls Browserrechte sind zusätzlich nötig. Bei einem Mikrofonfehler erst Pegel und Freigaben prüfen, nicht die gesamte Verbindung neu einrichten.

„Haupt-App nicht erreichbar“

1. Prüfe, ob wirklich die aktuelle Desktop-App läuft – nicht nur die Downloadseite.
2. Vergleiche Versionen. Alte Code-/Zertifikatoberflächen nicht weiter benutzen.
3. Prüfe Internetzugang der App und des Outlook-Add-ins.
4. Add-in schließen und in einer empfangenen Originalnachricht erneut öffnen.
5. Wenn der Browser nachfragt, das Öffnen von PhraseBoost erlauben. Bei einem Fehler steht unter PhraseBoost-Verbindung „Verbindung erneut starten“ bereit.
6. Bei dauerhaftem Fehler genaue Meldung, Desktop-/Add-in-Version und Zeitpunkt an Support melden. Keine Schlüssel oder Verbindungsgeheimnisse mitsenden.

Wenn Outlook keinen Antwortentwurf unterstützt, kopiere den geprüften Text in einen eigenen Entwurf. Das ist ein Ersatzweg, nicht automatisch derselbe Komfort. Bei leerem Fenster oder dauerhaftem „Verbindung laden“ nicht minutenlang blind dieselben Schaltflächen drücken: Version und konkrete Fehlermeldung sichern.

17. iPhone und iPad: Installation und Lizenz

Die gemeinsame PhraseBoost-App für iPhone und iPad erhältst du im App Store. Prüfe dort auf verfügbare Updates; dieselbe App-Version unterstützt iPhone und iPad.

1. Nach der Veröffentlichung PhraseBoost im App Store öffnen und installieren bzw. aktualisieren.
2. PhraseBoost starten und unter Einstellungen die Lizenz aktivieren.
3. Die gewünschte Phrasensynchronisation einrichten.
4. Für die Tastatur Einstellungen → Allgemein → Tastatur → Tastaturen → Tastatur hinzufügen öffnen und PhraseBoost auswählen.
5. In einem Textfeld über die Globus-Taste zur PhraseBoost-Tastatur wechseln.

iPhone und iPad verwenden dieselbe App aus dem App Store. Jedes aktivierte Gerät kann einen Lizenzplatz belegen. Wenn kein Platz frei ist, im Lizenzmanager die erlaubte Gerätezahl entsprechend erweitern oder einen tatsächlich nicht mehr verwendeten Geräteplatz freigeben. Die App nicht als erste Fehlerbehebung löschen: Dabei können lokale Phrasen und Einstellungen verloren gehen.

18. PhraseBoost-Tastatur einrichten und verwenden

1. Die PhraseBoost-App muss installiert und einmal geöffnet sein.
2. Auf iPhone/iPad Einstellungen → Allgemein → Tastatur → Tastaturen → Tastatur hinzufügen öffnen.
3. PhraseBoost unter den verfügbaren Drittanbieter-Tastaturen hinzufügen.
4. In der Tastaturliste PhraseBoost auswählen und Vollen Zugriff erlauben aktivieren, wenn du die dafür vorgesehenen Funktionen verwenden möchtest.
5. In der PhraseBoost-App den KI-Anbieter konfigurieren. Den vorgesehenen Zugriff für die Tastatur einmal freigeben, wenn KI aus der Tastatur genutzt werden soll.
6. Ein Textfeld in Mail oder WhatsApp öffnen. Über die Globus-/Tastaturwechsel-Taste zur PhraseBoost-Tastatur wechseln.
7. Zum Testen eine einfache vorhandene Phrase mit # auslösen. Vorschläge müssen zur Eingabe passen.

„Voller Zugriff“ ist eine besondere iOS-Berechtigung für die Tastaturerweiterung. Lies die Systemwarnung und entscheide bewusst. Für eine KI-Anfrage wird der erfasste Text an den eingerichteten Anbieter gesendet; Phrasen werden lokal bereitgestellt. Apple kann in Passwortfeldern auf die Systemtastatur umschalten; einzelne Apps können Drittanbieter-Tastaturen ausschließen. Apple: Tastaturen hinzufügen und wechseln · Apple: Sicherheit von Tastaturerweiterungen.

Tippen

Die aktuelle Tastatur bietet deutsches Layout, Umschalt-/Feststelltaste, Zahlen/Symbole und Rückschritt mit Wiederholung. Für Sonderzeichen eine passende Taste länger halten, sofern eine Variantenliste angeboten wird. # ist über die Symbolbelegung erreichbar. Zweimal schnell Leerzeichen nach einem Wort ergibt . ; das soll nicht nach bereits gesetzter Satzinterpunktion oder in einem inzwischen gewechselten Feld greifen.

Wortvorschläge sind nicht Apples vollständig lernendes Tastatursystem. Die originale Apple-Tastenerkennung und deren gesamte Vorhersagelogik werden Drittanbieter-Tastaturen nicht einfach als identischer Baustein zur Verfügung gestellt. Deshalb können Treffergefühl und Vorschläge abweichen.

Warum funktioniert dank# nicht?

1. Ist tatsächlich die PhraseBoost-Tastatur ausgewählt?
2. Ist die Phrase nach dem Abgleich in der Haupt-App vorhanden?
3. Stimmt das komplette Keyword einschließlich Auslöser? rück# und rueck# sind nicht dasselbe.
4. Ist die Lizenz aktiv und der erforderliche Zugriff erlaubt?
5. Ist das Textfeld bearbeitbar und unterstützt es die Erweiterung?
6. Hat die Phrase benötigte Eingabefelder? Dann gegebenenfalls in der Haupt-App verwenden.

Wenn die Tastatur verschwindet, prüfe zuerst, ob die Ziel-App das Feld gewechselt oder ein sicheres Feld geöffnet hat. Wiederholtes Verschwinden in einem einfachen Textfeld mit aktuellem Build ist ein Fehler: Ziel-App, Aktion und Zeitpunkt notieren; nicht durch Löschen deiner Sync-Datei „reparieren“.

19. Ungesendeten Text auf iOS verbessern

Gemeint ist dein aktueller Eingabeentwurf – nicht ein gesamter WhatsApp-Chatverlauf. Die PhraseBoost-Tastatur bietet Verbessern, Du und Sie.

1. Aktuellen Entwurf schreiben und zur PhraseBoost-Tastatur wechseln.
2. Cursor und erfassten Text kontrollieren. „Verbessern“ bzw. gewünschte Ansprache wählen.
3. Die Vorschau prüfen. Über „Original“ kontrollieren, welchen Text iOS der Tastatur tatsächlich bereitgestellt hat.
4. Nur ersetzen, wenn Original und erwarteter Entwurf vollständig zusammenpassen.
5. Den fertigen Text in der Ziel-App prüfen und erst dann versenden.

Wenn das Original unvollständig ist, kann eine echte Auswahl helfen. Alternativ den Text bewusst in der Haupt-App bearbeiten und danach zurücksetzen/kopieren. Das ist weniger bequem, aber sicherer als ein vorgetäuschter Vollzugriff. Verändere während der KI-Verarbeitung den Entwurf nicht; veraltete Vorschauen sollen keinen inzwischen geänderten Text überschreiben.

20. Lizenz, Geräte und Updates

In der App

1. Einstellungen → Lizenz & Updates öffnen oder den Lizenzstatus im unteren Bereich ansehen.
2. Lizenzschlüssel vollständig eintragen und die vorgesehene Serveradresse verwenden.
3. Aktivierung bzw. Abgleich starten. Status und Ablaufdatum prüfen.
4. Bei „zu viele Geräte“ keine neue Scheinlizenz anlegen: Gerätezuordnung im Lizenzmanager prüfen.
5. PhraseBoost sucht bei jedem Start automatisch nach Desktop-Updates und lädt eine verfügbare Version herunter. Sobald sie bereit ist, genügt unter Einstellungen → Updates ein Klick auf „Jetzt installieren & neu starten“.

Desktop-Updates umfassen Windows und macOS derselben Version. Update-Signaturen schützen den Updater. Ab Desktop 0.2.58 ist die Mac-Auslieferung zusätzlich Developer-ID-signiert und von Apple notarisiert. Der Windows-Installer besitzt weiterhin keine Authenticode-Herausgebersignatur. Mobile App-Store-Updates und Desktop-Updates haben getrennte Versionsnummern; die neueste Desktop-Version bedeutet nicht automatisch die neueste iPhone-Version. Bestehende Phrasen, Schlüssel und Lizenzen bleiben bei regulären Updates erhalten.

Im Lizenzmanager – nur für Administratoren

Unter Lizenzverwaltung mit deinen eigenen Administrator-Zugangsdaten anmelden. Lizenzen nach Kunde oder ID suchen und den Statusfilter verwenden. Je nach Aktion kannst du eine Lizenz anlegen, sperren/entsperren, bearbeiten oder löschen.

1. Für eine Erweiterung die gewünschte Lizenz auswählen und die Bearbeiten-Aktion öffnen.
2. Die zulässige Gerätezahl beispielsweise von 1 auf 2 ändern; gegebenenfalls das Ablaufdatum anpassen.
3. Speichern und die Werte in der Liste erneut prüfen.
4. Auf dem betroffenen Gerät den Lizenzabgleich erneut auslösen.
5. Zum Löschen ausschließlich die wirklich gewünschte Lizenz auswählen und die Löschbestätigung sorgfältig prüfen. Löschen ist nicht dasselbe wie Sperren.

Zuletzt online beschreibt den zuletzt registrierten Lizenzkontakt bzw. Abgleich, nicht eine garantierte Live-Anwesenheit des Benutzers. Ein schlafendes oder offline befindliches Gerät meldet sich nicht laufend. „Schlüssel anzeigen“ macht ein Geheimnis sichtbar: nicht öffentlich teilen und nicht in bebilderte Supportanfragen übernehmen.

Über Bestellen kannst du eine PhraseBoost-Lizenz anfragen. Nach Bestätigung der E-Mail-Adresse erhältst du den Downloadlink und die zugehörigen Lizenzinformationen per E-Mail. Eine Jahreslizenz-Anfrage löst noch keine Zahlung oder automatische Kauf-Freischaltung aus.

21. Daten, Zwischenablage und Sicherungen

Phrasen können vertrauliche Inhalte enthalten. Die gemeinsame JSON-Datei ist deshalb nicht für eine öffentlich zugängliche Webadresse bestimmt. Zugriffsrechte auf Cloud-Ordner und Netzfreigaben auf die vorgesehenen Benutzer beschränken. API-Schlüssel und private Lizenzschlüssel gehören nicht in eine normale Phrase oder eine öffentliche Dokumentation.

Der optionale Zwischenablageverlauf ist standardmäßig aus. Bei Aktivierung werden die letzten vorgesehenen Einträge lokal für die laufende Sitzung gehalten. Es gibt keine Garantie, dass jeder geheime Text erkannt wird; vor Passwörtern oder anderen Geheimnissen pausieren. Betriebssystem-Cloudzwischenablage, Remote Desktop oder andere Programme können unabhängig davon eigene Zwischenablagefunktionen besitzen.

Vor größeren Änderungen eine sichere Kopie der vorhandenen Daten anlegen. Ein Export ist eine Sicherung/Übertragung zu einem Zeitpunkt, keine dauerhafte Synchronisation. PhraseExpress-Dateiformate wie .pexdb, .pxp oder .pxi sind nicht pauschal als direkt unterstützter Import zugesagt. Nutze den tatsächlich angebotenen PhraseBoost-Export und dokumentierte Klartextwege.

Datenschutzhinweise · Impressum. Die produktspezifische Datenschutzerklärung wurde für Outlook, iOS und iPadOS ergänzt. Sie beschreibt auch die automatische Löschung auf unserem Server: unbestätigte Anfragen nach zwei Tagen, Kontaktformular-Versandkopien nach 30 Tagen, Bestellanfragen sowie abgelaufene Lizenzdaten nach 90 Tagen, minimale Testwiederholungs-Prüfwerte spätestens zwölf Monate nach Testende und eigene Datenbanksicherungen nach 30 Tagen. Aktive Lizenzen, deine Phrasen und fremde Cloud-/Gerätesicherungen werden dadurch nicht gelöscht. Eine veröffentlichte Erklärung ist keine behördliche Datenschutz-Zertifizierung.

22. Fehler gezielt lösen

Was an den Support schicken?

Plattform und Betriebssystemversion, PhraseBoost-Version bzw. mobiler Build, Outlook-Version, genaue Fehlermeldung, Zeitpunkt, reproduzierbare Schritte und ein bereinigtes Bild. Keine Passwörter, API-Schlüssel, Lizenzschlüssel, Verbindungsgeheimnisse, vollständigen privaten E-Mails oder vertraulichen Phrasendateien schicken. Kontakt: info@phraseboost.de.

23. Abschluss-Checkliste

• Aktuelle Version installiert und Haupt-App läuft.
• Lizenz ist aktiv; Geräteplätze reichen aus.
• Mac-Tastaturrechte bzw. Aufnahme-Mikrofonrechte stimmen.
• Einfache Testphrase funktioniert in einem leeren Textfeld.
• KI-Anbieter ist einmal eingerichtet und aktiviert.
• Tonpegel bewegt sich bei Aufnahme; Text wird nach Stoppen geprüft.
• Beide Geräte verwenden dieselbe Sync-Datei; Änderungen funktionieren in beide Richtungen.
• iPhone/iPad zeigt die erwarteten Phrasen und nutzt die PhraseBoost-Tastatur.
• Outlook verbindet beim Öffnen des Add-ins automatisch.
• Antwortentwürfe und Signaturen werden vor dem Senden geprüft.
• Sicherungen und Geheimnisse sind nicht öffentlich zugänglich.

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